การค้นหาและเลือกสรรคโครงการ
1. ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนางบประมาณที่บริษัทจัดสรร 550,000 บาท
ความเกี่ยวข้องของระบบที่จะนำมาแก้ปัญหาในฝ่ายต่างๆ
2. จำแนกปละจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 4 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้
>> ระบบบัญชีรายรับ - รายจ่าย
วัตถุประสงค์จัดทำเพื่อให้ระบบบัญชีมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ทำให้ใช้งานได้รวดเร็วขึ้นและสะดวกต่อการเก็บข้อมูลของ รายรับ - รายจ่าย และสามารถให้บริการลูกค้าได้เร็วขึ้น
>> ระบบจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าไว้เนื่องจากลูกค้าบางรายมีการซื้อสินค้าอยู่เป็นประจำ จึงจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เคยซื้อสินค้าไว้เพื่อให้การซื้อครั้งต่อไปง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้า และให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
>> ระบบจัดเก็บเอกสาร
วัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เป็นระเบียบ ประหยัดเนื้อที่ในการเก็บเอกสาร ง่ายต่อการค้นหาเอกสาร ทำให้แฟ้มข้อมูลไม่สูญหาย
>> ระบบจัดส่งสินค้า และตรวจเช็คสินค้าในสต็อก
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการตรวจสอบสินค้าในสต็อกก่อนที่จะจัดส่งสินค้า ทำให้ทราบปริมาณสินค้าในสต็อกว่ามีมาก - น้อยเพียงใด เพียงพอที่จะส่งให้ลูกค้าหรือไม่ทำให้สินค้าเกิดความเสียหาย
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 4 แล้วพบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำระบบทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัท เพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้
3. เลือกระบบที่เหมาะสม
จากตารางเปรียบเทียบระบบตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าระบบพัฒนา ระบบสนับสนุน การตัดสินใจทางการตลาดตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจราณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้ว เห็นควรว่าจะต้องนำ ระบบทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากระบบใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่ หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูงซึ่งปัจจุบันบริษัท ยังไม่สามารถทำได้
จากการพิจารณาระบบทั้ง 4 ระบบตามวัตถุประสงค์ ขนาดของระบบที่ต้องการพัฒนา และผลประโยชน์จะพบว่าระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบบัญชีรายรับ - รายจ่าย และสั่งซื้อสินค้าซึ่งตรงตามนโยบายของบริษัท การพัฒนาส่วนนี้ครอบคลุมทางด้านการทำบัญชีของบริษัทและการเงินของบริษัท อีกทั้งทางด้านผู้บริหารก็ยอมรับกับระบบที่จะพัฒนานี้
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน
หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของฝ่ายบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างๆในบริษัท การทำบัญชีรายรับ - รายจ่าย และการสั่งซื้อสินค้าของบริษัท เพื่อลดภาระของฝ่ายบัญชีตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงกับความต้องการ
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งานโดยมรแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก
>> จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
>> จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
>> ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ
ทางเลือกที่ 1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป
การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้ 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 - 90 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ดีมาก"
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 - 70 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ดี"
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 - 50 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "พอใช้"
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 - 30 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ปรับปรุง"
ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนัก หรือคะแนนของทีมงาน ประกฏผลดังตารางต่อไปนี้
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือก และคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากทีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 2 จ้างบริษัทภายนอกเพื่อมาพัฒนาระบบ
การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบที่เหมาะสม โดยเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 - 90 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ดีมาก"
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 - 70 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ดี"
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 - 50 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "พอใช้"
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 - 30 เปอร์เซ็น เกณฑ์ที่ได้ "ปรับปรุง"
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
สรุปผลการประเมินแนวทางเลือก และคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด
ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ
ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
สรุปผลประเมินแนวทางเลือกที่ 3
ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิค และความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือนและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน จำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน) เป็นต้น
ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้ง 3 แนวทาง
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้ง 3 แนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้ง 3 แนวทาง โดยมีรายละเอียด ดังตารางต่อไปนี้
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยการใช้กฏเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้
การประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ เนื่องจากมีความพอใจเห็นความเหมาะสม ระยะเวลาในการติดตั้งเป็นที่พอใจตรงกับความต้องการมากที่สุด และมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น